CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC BẦU CỬ
BAN ĐIỀU HÀNH NHÓM SINH VIÊN NỮ VƯƠNG HÒA BÌNH
Niên khóa 2020 – 2021
1. MỤC ĐÍCH VIỆC THÀNH LẬP BAN ĐIỀU HÀNH
Ban Điều Hành nhóm sinh viên Nữ Vương Hòa Bình được thành lập để thay mặt Nhóm tổ chức và điều hành tất cả các hoạt động của Nhóm theo Quy chế hiện hành, dưới sự cố vấn và đồng thuận của Ban Đồng Hành và vị Linh Hướng, trong tinh thần liên kết với toàn thể Gia đình Nữ Vương Hòa Bình:
1.1. Nguyên tắc thành lập: Ban Điều Hành được thành lập bởi sự chấp thuận của Ban Đồng Hành và vị Linh Hướng Nhóm sinh viên Nữ Vương Hòa Bình, sau khi đã được các thành viên thuộc Gia đình Nữ Vương Hòa Bình (có đủ điều kiện dành cho cử tri) bầu chọn trong một phiên họp chính thức và công khai.
1.2. Tư cách đại diện: Ban Điều Hành Nhóm sinh viên Nữ Vương Hòa Bình là đại diện chính thức và duy nhất cho tất cả các bạn sinh viên thuộc Nhóm sinh viên Nữ Vương Hòa Bình trong tất cả mọi hoạt động liên quan đến Nhóm.
1.3. Quyền hạn: dưới sự cố vấn của Ban Đồng Hành và vị Linh Hướng, Ban Điều Hành có trách nhiệm và quyền trong việc định hướng và điều phối tất cả mọi hoạt động của Nhóm theo tinh thần và Quy chế hiện hành của Nhóm sinh viên Nữ Vương Hòa Bình.
1.4. Phương châm làm việc: với tinh thần ĐOÀN KẾT, SÁNG TẠO và PHỤC VỤ, Ban Điều Hành thực thi trách vụ của mình với mục đích xây dựng sự thăng tiến của Nhóm nói chung; và cách riêng của từng thành viên trong Gia đình Nữ Vương Hòa Bình.
2. CƠ CẤU BAN ĐIỀU HÀNH
2.1. Trưởng Nhóm:
i. Với sự cố vấn của Ban Đồng Hành và vị Linh Hướng, Trưởng Nhóm chịu trách nhiệm định hướng các hoạt động của Nhóm theo Quy chế hiện hành.
ii. Điều hành tổng quát mọi hoạt động của Nhóm.
iii. Triệu tập và chủ tọa các buổi họp của Ban Điều Hành cũng như các buổi gặp gỡ của Nhóm.
iv. Là đại diện chính thức cho Nhóm trong tất cả các hoạt động đối ngoại.
2.2. Phó nội:
i. Cùng với Trưởng Nhóm tổ chức tất cả các hoạt động định kỳ trong Nhóm.
ii. Chịu trách nhiệm quan sát và nhắc nhở sao cho các hoạt động của Nhóm nói chung và của các thành viên nói riêng không “vượt quá” các điều trong Quy chế hiện hành.
iii. Thay mặt Trưởng Nhóm trong các buổi họp, các sinh hoạt định kỳ của Nhóm khi được ủy quyền hoặc khi Trưởng Nhóm vắng mặt.
iv. Triệu tập và chủ tọa các buổi bầu Ban Điều Hành theo Quy chế hiện hành vào cuối nhiệm kỳ.
2.3. Phó ngoại:
i. Cùng với Trưởng Nhóm tổ chức các hoạt động có liên quan đến các tập thể, tổ chức, cá nhân khác.
ii. Thực hiện các công việc (2.3.i.) thay Trưởng Nhóm khi được ủy quyền hoặc khi Trưởng Nhóm vắng mặt.
2.4. Thư ký:
i. Cùng với Trưởng Nhóm và hai Phó Nhóm lên chương trình cho các hoạt động của Nhóm.
ii. Viết biên bản các cuộc họp.
iii. Nhắc nhở các ngày kỉ niệm của Nhóm và của các thành viên trong Nhóm.
iv. Kết hợp với Trưởng ban Truyền thông thực hiện nhật ký của Nhóm.
2.5. Thủ quỹ:
i. Giữ ngân quỹ (và tổ chức các hoạt động gây quỹ khi có thể) cho Nhóm.
ii. Thực hiện thu – chi theo quyết định của Ban Điều Hành, sau khi tham khảo ý kiến của Ban Đồng Hành.
iii. Thực hiện dự chi cho tất cả các sự kiện – hoạt động của Nhóm, ít là 01 tháng trước thời điểm diễn ra sự kiện – hoạt động ấy.
iv. Báo cáo thu – chi định kỳ mỗi tháng và sau mỗi các hoạt động chính.
2.6. Trưởng ban Phụng Vụ – Lễ nghi:
i. Chịu trách nhiệm chính trong tất cả các hoạt động Phụng vụ, các buổi tập hát, cầu nguyện, tĩnh tâm của Nhóm.
ii. Cộng tác với Phó Ngoại và Trưởng ban Văn thể mỹ trong các dịp đón tiếp – gặp gỡ của Nhóm.
2.7. Trưởng ban Văn thể mỹ:
i. Chịu trách nhiệm tổ chức tất cả các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao định kỳ của Nhóm.
ii. Cộng tác với Phó ngoại (trong các dịp gặp gỡ, giao lưu,… với các tập thể, cá nhân khác) và với Trưởng ban Phụng Vụ – Lễ nghi (trong một số dịp cầu nguyện, tĩnh tâm,…).
2.8. Trưởng ban Truyền thông:
i. Cộng tác với Ban Biên Tập Web Nhóm theo chương trình đã thống nhất.
ii. Chịu trách nhiệm soạn thảo, đăng và quản lý tất cả các tin tức, thông báo, hình ảnh, tư liệu của Nhóm trên Web và trên Facebook sau khi đã có sự thống nhất (tùy theo tính chất quan trọng của tin tức, thông báo, hình ảnh, tư liệu được đăng) hoặc với Ban Điều Hành, hoặc với Ban Đồng Hành, hoặc với vị Linh Hướng.
iii. Cộng tác với Thư ký trong việc thực hiện Nhật ký (cả văn bản lẫn hình ảnh) của Nhóm.
Sau khi họp bàn, cân nhắc và tham khảo ý kiến của đa số các vị Linh Hướng, các anh chị trong Ban Đồng Hành và Ban Điều Hành các niên khóa trước, Ban Đồng Hành và Ban Điều Hành đương nhiệm quyết định chức vụ “Trưởng ban Truyền thông”, do nhu cầu thực tế, sẽ trở thành chức vụ chính thức trong Ban Điều Hành kể từ niên khóa 2016 – 2017; và điều này sẽ là điều khoản chính thức trong lần tu chính Quy chế gần nhất.
3. CÁC QUY ĐỊNH DÀNH CHO ỨNG CỬ VIÊN VÀ CÁC CỬ TRI (bình thường, việc bầu chọn sẽ theo những quy định sau đây. Mọi trường hợp bất thường, phải thông qua Ban Đồng Hành)
3.1. Quy định dành cho các ứng cử viên
i. Cho dù đã kết nạp hay chưa, ứng cử viên phải là những người đã tham gia các hoạt động của Nhóm ít nhất là 06 tháng trong niên khóa 2019 – 2020.
ii. Đã đọc, hiểu và đồng thuận với Quy chế của Nhóm sinh viên Nữ Vương Hòa Bình. Đặc biệt, cần ý thức vai trò và trách nhiệm của Ban Điều Hành đối với Nhóm, cách riêng trong các chức vụ mà mình muốn ứng cử.
iii. Ứng cử viên nên là những bạn sinh viên được xem là có khả năng và nhiệt huyết muốn đóng góp – xây dựng Nhóm theo Quy chế hiện hành. Đồng thời, khả năng của ứng cử viên nên phù hợp với (các) chức vụ muốn ứng cử.
iv. Ý thức và tự nguyện tham gia ứng cử qua việc nộp “Đơn xin ứng cử vào Ban Điều Hành niên khóa 2020 – 2021”.
3.2. Quy định đối với các cử tri
i. Đối với thành viên đang sinh hoạt trong Nhóm: do tình hình đại dịch Covid-19 các chương trình của Nhóm bị hoãn nhiều, nên điều kiện của các cử tri cho dù đã kết nạp hay chưa, người được quyền đầu phiếu là người đã tham gia liên tục các hoạt động của Nhóm từ tháng 05/2020.
ii. Đối với các anh chị cựu thành viên: tham gia sinh hoạt ít nhất 05 buổi trong niên khóa 2019 – 2020 (*).
iii. Các ứng cử viên vẫn có quyền bầu cử, nhưng không có quyền tự bầu cho chính mình.
iv. Các chức vụ trong Ban Điều Hành có thể được quyền tái đắc cử. Nếu cảm thấy cần thiết và có cơ sở khi đề nghị, trước mỗi vòng bầu cử, các cử tri có thể công khai trình bày ý kiến cá nhân trong việc đề cử một vị trí khác dành cho một ứng cử viên nào đó (ngoài các vị trí mà ứng cử viên đã tự ứng cử). Việc đề cử này tất nhiên cũng chỉ mang tính chất gợi ý và tham khảo cho cả ứng cử viên lẫn các cử tri.
v. Mỗi cử tri tham gia bầu cử trong tinh thần trong sáng và nghiêm túc, với ý muốn góp phần xây dựng và phát triển Nhóm theo tinh thần và Quy chế Nhóm.
4. THỂ LỆ BẦU CỬ
4.1. Bầu hoặc chọn 01 thư ký và 04 kiểm phiếu viên (Lưu ý: Không bầu hoặc chọn các kiểm phiếu viên đang có tên trong danh sách Ban Điều Hành đương nhiệm hoặc trong danh sách các ứng cử viên nhiệm kỳ 2020 – 2021).
4.2. Theo Quy chế Nhóm sinh viên Nữ Vương Hoà Bình, việc bầu cử Ban Điều Hành được tiến hành bằng phiếu kín qua 03 vòng để bầu ra 08 chức vụ trong Ban Điều Hành từ danh sách các ứng cử viên.
i. Vòng 1: Bầu Trưởng Nhóm.
ii. Vòng 2: Bầu Phó Nội và Phó Ngoại.
iii. Vòng 3: Bầu các Trưởng Ban.
4.3. Hình thức kiểm phiếu từng vòng và từng lần: sau khi thu phiếu về, ban kiểm phiếu sẽ:
i. Kiểm tra và công bố tổng số phiếu hợp lệ theo quy định của từng lần trong mỗi vòng bầu: Lưu ý:
- nếu số phiếu hợp lệ ít hơn 85% tổng số phiếu thu được, cần huỷ vòng bầu đó.
- phiếu TRẮNG là phiếu KHÔNG HỢP LỆ.
ii. Công khai kết quả từng phiếu hợp lệ lên bảng.
4.4. Sau mỗi vòng, khi đã bầu được các chức vụ cần thiết, phải có một khoảng thời gian ngắn để các ứng cử viên vừa đắc cử trao đổi với Ban Đồng Hành. Đây là lần cân nhắc cuối cùng để các ứng cử viên vừa đắc cử quyết định nhận hay không các chức vụ sắp được Nhóm trao phó.
4.5. Kết quả bầu Ban Điều Hành niên khóa 2020 – 2021 cần được Ban Đồng Hành hội ý và chấp thuận ngay sau khi kết thúc bầu cử.
4.6. Ban Điều Hành cũ vẫn tiếp tục làm việc cho đến hết ngày 31/12/2020. Ban Điều Hành mới sẽ chính thức nhận trách nhiệm vào ngày 01/01/2021 sau nghi thức giao ban trong Thánh Lễ mừng Bổn Mạng Nhóm.
5. CHI TIẾT CÁC VÒNG BẦU CỬ
5.1. Vòng 1: bầu Trưởng Nhóm.
i. Mỗi cử tri sẽ được phát một phiếu trống. Mỗi cử tri chỉ ghi tên 01 trong số 08 ứng cử viên mà mình chọn làm Trưởng Nhóm vào phiếu bầu.
ii. Phiếu không hợp lệ là phiếu phạm 01 trong các điều sau:
- ghi tên hơn 01 người.
- ghi tên người không nằm trong danh sách ứng cử viên.
- ghi không đúng họ tên của ứng cử viên.
- phiếu trắng.
iii. Các phiếu ghi sai, xin vui lòng liên hệ ban kiểm phiếu để đổi phiếu khác.
iv. Ứng cử viên đạt số phiếu bầu từ 60% tổng số phiếu bầu hợp lệ trở lên sẽ được công nhận là tân Trưởng Nhóm.
v. Sẽ tiến hành bầu tối đa 03 lần nếu chưa có ứng cử viên nào hội đủ tổng số phiếu đắc cử theo quy định (5.1.iv.). Nếu vẫn chưa tìm được tân Trưởng Nhóm sau 03 lần bầu, Ban Đồng Hành sẽ có quyền chỉ định.
vi. Khi đã tìm được người cho chức vụ Trưởng Nhóm (bằng cách bầu hợp lệ hoặc do chỉ định), sau khi trao đổi riêng với Ban Đồng Hành như quy định (4.4.), nếu người vừa được chọn không đồng ý nhận chức vụ Trưởng Nhóm, cần bầu lại chức vụ này theo toàn bộ các quy định của số (5.1.).
vii. Việc bầu (chọn) lại theo quy định của số (5.1.vi) chỉ được tiến hành tối đa là 02 lần nữa. Sau đó, nếu vẫn không tìm ra người cho chức vụ Trưởng Nhóm, Ban Đồng Hành nên tham vấn vị Linh Hướng để có được quyết định cuối cùng.
5.2. Vòng 2: bầu Phó Nội và Phó Ngoại
i. Mỗi cử tri sẽ được phát một phiếu trống. Mỗi cử tri chỉ ghi tên 02 trong số 07 ứng cử viên còn lại mà mình chọn vào chức vụ Phó Nội và Phó Ngoại. Trong đó ghi rõ các chức danh:
- Phó nội : …………….…
- Phó ngoại : …………….…
ii. Phiếu không hợp lệ là phiếu phạm vào 01 trong các điều sau:
- Ghi không đủ tên ứng cử viên cho cho cả hai chức vụ trên (ngoại trừ trường hợp một trong hai chức vụ đã tìm được người đắc cử, chỉ cần bầu chọn tiếp cho chức vụ còn lại).
- Ghi cùng một tên ứng cử viên cho cả hai chức vụ.
- Chỉ cần một trong hai chức vụ trên ghi tên hơn 01 người.
- Ghi tên tân Trưởng Nhóm vừa được bầu.
- Ghi tên người không nằm trong danh sách ứng cử viên.
- Ghi không đúng họ tên của ứng cử viên.
- Phiếu trắng.
iii. Các phiếu viết sai, xin vui lòng liên hệ ban kiểm phiếu để đổi.
i.v Hai ứng cử viên có số phiếu bầu trên sáu mươi phần trăm (>60%) trong tổng số phiếu bầu hợp lệ và cao nhất sẽ được công nhận là các tân Phó Nhóm.
v. Sau 03 lần bầu mà vẫn chưa có đủ ứng cử viên có số phiếu bầu hợp lệ chiếm >60%, sẽ chọn hai ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất trong lần bầu chọn thứ 03 với điều kiện số phiếu bầu dành cho mỗi ứng cử viên của lần này không được thấp hơn 50% tổng số phiếu bầu hợp lệ.
vi. Trường hợp chức vụ nào không tìm được ứng cử viên có số phiếu bầu hơn 50% tổng số phiếu bầu hợp lệ sau lần bầu thứ 03, Ban Đồng Hành cần hội ý với vị Linh Hướng để có quyết định cụ thể.
5.3. Vòng 3: bầu các Trưởng Ban
i. Mỗi cử tri sẽ được phát một phiếu trống. Mỗi cử tri chỉ ghi tên 05 trong số 05 ứng cử viên còn lại mà mình chọn cho 05 chức vụ Trưởng Ban trong Ban Điều Hành vào phiếu bầu. Trong đó ghi rõ các chức danh:
- Thư ký : ………………………..
- Thủ quỹ : ………………………..
- Trưởng ban Phụng vụ – Lễ nghi : ………………………..
- Trưởng ban Văn thể mỹ : ………………………..
- Trưởng ban Truyền thông : ………………………..
ii. Phiếu không hợp lệ là phiếu phạm vào 01 trong các điều sau:
- Không ghi đủ tên ứng cử viên cho TẤT CẢ các chức vụ còn trống trong mỗi lần bầu.
- Ghi cùng một tên ứng cử viên cho hơn một chức vụ.
- Chỉ cần một trong các chức vụ (của mỗi lần bầu) ghi tên hơn 01 người.
- Ghi trùng tên của các ứng cử viên đã được chọn làm tân Trưởng Nhóm hay tân Phó Nội hoặc tân Phó Ngoại trong hai vòng bầu trước.
- Ghi tên người không nằm trong danh sách ứng cử viên.
- Ghi không đúng họ tên của ứng cử viên.
- Phiếu trắng.
iii. Các phiếu ghi sai, xin vui lòng liên hệ Ban kiểm phiếu để đổi.
iv. Đối với mỗi chức vụ, ứng cử viên nào:
- đạt số phiếu cao nhất;
- đồng thời số phiếu này chiếm ít nhất 50% tổng số phiếu hợp lệ,
- và không xảy ra trường hợp một ứng cử viên có số phiếu cao nhất ở hai chức vụ trở lên, sẽ được chọn vào chức vụ đó trong Ban Điều Hành.
v. Sau lần bầu thứ I, chức vụ nào đã tìm được người trúng cử, cần bỏ qua chức vụ đó, và tiếp tục bầu cho các chức vụ còn trống trong các lần kế tiếp, với điều kiện không được ghi lại tên các ứng cử viên đã trúng cử vào các chức vụ trước đó.
vi. Trong cùng một chức vụ, nếu có hai ứng cử viên trở lên cùng đạt số phiếu hợp lệ bằng nhau và cao nhất, đồng thời lần bầu này vẫn chưa phải là lần thứ IV, sẽ tiếp tục bầu chọn để tìm ra người đắc cử cho chức vụ này.
vii. Trường hợp một ứng cử viên đắc cử hai chức vụ trở lên, ứng cử viên đó cần trao đổi với Ban Đồng Hành để quyết định nhận MỘT trong số những chức vụ này. Như thế, (các) chức vụ còn lại (không được nhận bởi ứng cử viên trên) xem như bị khuyết; đồng thời nếu số lần bầu khi xảy ra trường hợp này chưa phải là lần thứ IV (theo quy định 5.3.v.), cần tiếp tục bầu chọn (các) chức vụ còn lại trên vào (các) lần kế tiếp.
viii. Trong vòng bầu này, được phép bỏ phiếu tổng cộng tối đa bốn lần. Sau bốn lần bỏ phiếu, chức vụ nào vẫn còn trống, Ban Đồng Hành và Ban Điều Hành sẽ hội ý để chọn ra phương án giải quyết.
42. Tú Xương, ngày 11 tháng 11 năm 2020
Thay mặt Ban Điều Hành
Phó nội
Maria Nguyễn Diễm My
(*) Xin được phép “dài dòng” một chút để anh chị cựu và các bạn có thể hiểu và thông cảm:
Theo ý kiến đóng góp của một số anh chị cựu và Ban Đồng Hành của các niên khoá trước, để buổi bầu chọn có ý nghĩa và mang tính khách quan, nghĩa là việc bầu chọn không phải do “may rủi” vì cử tri không biết gì về ứng cử viên (do ít hoặc chưa bao giờ có dịp gặp gỡ tiếp xúc với ứng cử viên vì ít có thời gian lên Nhóm), cần có hình thức tương đối nào đó để đảm bảo các cử tri là những người đã ít nhiều “biết” về ứng cử viên…
Xin được nói thêm rằng theo kinh nghiệm của một số anh Đồng Hành, có những đợt bầu chọn, vì số lượng các bạn thực sự tham gia đủ các buổi sinh hoạt (do đó “biết” các ứng cử viên rõ hơn) không quá “áp đảo” so với tổng số lượng các bạn ít đi sinh hoạt và số lượng các anh chị cựu (do đó ít hoặc không “biết” về các ứng cử viên) nên kết quả bầu chọn có bị ảnh hưởng.
Hơn nữa, việc đưa ra hạn mức 05/24 buổi hiện diện trên Nhóm (thực ra là nhiều hơn 24 buổi một năm, và cũng không phải là 05 buổi liên tục!) dẫu sao chỉ là hạn mức hết sức tương đối! Và thêm nữa, cũng không nhất thiết phải có một cuộc kiểm tra xem tất cả các cử tri có thực sự tham gia đủ 05 buổi rồi mới “xem xét” cho tham gia buổi bầu chọn! Vấn đề nằm ở chỗ là cần nêu lên vấn đề có thật, để với trách nhiệm (cũng chỉ là tương đối) và tấm lòng dành cho Nhóm (thường là rất lớn, vì nếu có lòng với Nhóm thì mới cùng hiện diện với Nhóm trong ngày bầu chọn), việc bầu chọn sẽ có ý nghĩa và khách quan ở mức chấp nhận được.
Cuối cùng, tất cả các vấn đề trên đã được cân nhắc và đắn đo bởi Ban Đồng Hành và vị Linh Hướng, cùng một số vị đã từng đồng hành với Nhóm, trước khi quyết định trình bày cho mọi thành viên trong Gia đình Nữ Vương Hoà Bình và trở thành một “đề nghị” chính thức trong số các điều khoản của việc bầu chọn Ban Điều Hành.
Ban Điều Hành
